La maîtrise des meilleures techniques de gestion du temps dans un espace de coworking, va vous permettre de saisir pleinement l’indépendance et la flexibilité qu’offre ce mode de travail, tout en repoussant les limites de vos réalisations. Voici comment faire.

Gestion du temps en coworking : pré-requis

La Planification

Le premier pas vers une gestion du temps efficace est une planification rigoureuse. Mais attention, il ne s’agit pas de remplir aveuglément votre agenda.

  • Définissez vos priorités : Distinguez ce qui est urgent de ce qui est important. Vos tâches prioritaires doivent aligner vos actions quotidiennes avec vos objectifs à long terme.
  • La technique du blocage de temps : Allouez des blocs de temps spécifiques pour des tâches spécifiques et respectez-les comme des rendez-vous immuables. Cela crée une structure dans votre journée et minimise les pertes de temps.

L’Art de la Concentration dans un Espace Partagé

La diversité et l’énergie d’un espace de coworking sont inspirantes, mais elles peuvent aussi devenir des sources de distraction.

  • Trouvez votre zone de concentration : Certains préfèrent le calme d’un coin tranquille; d’autres, l’énergie d’une table partagée. Expérimentez pour découvrir ce qui stimule le mieux votre productivité.
  • Les écouteurs : une bulle de concentration : Une playlist adaptée ou le bruit blanc peuvent vous aider à vous isoler du bruit ambiant et à vous plonger dans votre travail.

Technique 1 : La Méthode Pomodoro: L’équilibre Travail-Repos

Cette technique consiste à travailler intensément pendant 25 minutes, puis à prendre une pause de 5 minutes. Après quatre cycles, accordez-vous une pause plus longue. C’est l’équilibre parfait entre productivité et repos, essentiel pour maintenir une efficacité durable tout au long de la journée.

Imaginons que vous ayez un rapport à rédiger. Vous pouvez définir une minuterie pour 25 minutes et vous concentrer uniquement sur la rédaction du rapport pendant cette période. Une fois le temps écoulé, prenez une pause de 5 minutes pour vous étirer, prendre un café ou simplement vous détendre. Après quatre cycles de travail et de repos, prenez une pause plus longue, peut-être de 15 à 30 minutes. Cela vous permet de maintenir un niveau élevé de concentration et de productivité sans vous épuiser.

Pomodoro est une technique de gestion du temps très populaire qui implique de travailler pendant une période définie (généralement 25 minutes), suivie d’une courte pause (5 minutes). Cette technique favorise la concentration et aide à prévenir la fatigue mentale.

Technique 2 : La Règle des 2 minutes

La règle des deux minutes stipule que si une tâche peut être accomplie en deux minutes ou moins, elle doit être effectuée immédiatement.

Supposons que vous triez vos emails et que vous tombez sur un email qui nécessite une réponse rapide. Plutôt que de le marquer pour y répondre plus tard, appliquez la règle des deux minutes. Si cela prend moins de deux minutes pour répondre, faites-le immédiatement. Cela permet de réduire la charge de travail et d’éviter la procrastination.

Technique 3 : La matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps qui aide à prioriser les tâches en les classant en quatre catégories : important et urgent, important mais pas urgent, pas important mais urgent, pas important et pas urgent. Cette technique aide à se concentrer sur ce qui est vraiment important.

Prenons l’exemple d’une liste de tâches comprenant la préparation d’une présentation pour un client (important et urgent), la planification d’une réunion d’équipe (important mais pas urgent), la réponse à des emails (pas important mais urgent), et la lecture d’un article intéressant (pas important et pas urgent). En utilisant la matrice Eisenhower, vous pouvez prioriser votre temps et vos efforts pour vous concentrer sur les tâches qui sont vraiment importantes.

Technique 4: Le Time Blocking

Le Time Blocking consiste à planifier des blocs de temps spécifiques pour des tâches ou des activités spécifiques tout au long de la journée. Cette technique aide à gérer efficacement le temps et à éviter les distractions.

Les meilleures applications de gestion du temps

De nombreuses applications de gestion du temps peuvent vous aider à rester sur la bonne voie, que ce soit pour suivre vos heures, gérer vos projets ou même bloquer des sites web distrayants pendant vos heures de travail.

Voici le code HTML du tableau, que vous pouvez intégrer directement dans votre article WordPress. Si vous utilisez l’éditeur classique, vous pouvez le coller dans un bloc HTML personnalisé. Pour ceux qui utilisent un plugin comme TablePress, vous pouvez importer ce HTML directement ou utiliser les données pour créer une nouvelle table.

Device Application Description Prix
Desktop Evernote Un outil complet pour stocker notes, mémos, images, et checklists avec une fonction de recherche avancée grâce à la reconnaissance optique des caractères. Gratuit
Desktop Grammarly Une application qui agit comme un correcteur grammatical avancé, permettant de réviser les textes pour éviter les erreurs avant l’envoi. Gratuit
Desktop RescueTime Analyse le temps passé sur Internet pour équilibrer productivité et détente, avec des rapports détaillés sur l’usage du temps. Gratuit
Desktop Pocket Permet de sauvegarder des articles et vidéos à consulter plus tard, facilitant ainsi la gestion du temps de lecture. Gratuit
Desktop Minuteur Pomodoro Applique la technique Pomodoro pour alterner sessions de travail et pauses avec une gestion du temps précise. Gratuit
Android Pushbullet Réduit la distraction en synchronisant les notifications du téléphone avec l’ordinateur, permettant une gestion centralisée. 4,99 $/mois
Android TickTick Application de planification qui organise tâches et rendez-vous avec intégration de calendrier et personnalisation via widgets. Gratuit – 27,99 $/an
Android FocusMe Bloque les sites distrayants pour favoriser la concentration, avec des fonctionnalités comme le minuteur Pomodoro et des rappels de pause. Gratuit pour Android
Android Forest Encourage à ne pas utiliser le téléphone grâce à un jeu ludique de plantation d’arbres, avec possibilité de planter de vrais arbres. 1,99 $
iPhone Fantastical 2 Un calendrier avancé qui importe et organise automatiquement rendez-vous et réunions avec différentes vues et personnalisation. 4,99 $
iPhone HabitMinder Aide à développer de bonnes habitudes en suivant les progrès et en incitant à maintenir de nouvelles routines. Gratuit – 5,99 $
iPhone Todoist Gère les tâches quotidiennes avec une reconnaissance du langage naturel et des fonctionnalités avancées pour suivre la productivité. Gratuit – 29 $/an
iPhone Clear Offre une gestion visuelle des tâches avec des listes colorées et la satisfaction de cocher les tâches accomplie. 4,99 $
iPhone Workflow Connecte les fonctionnalités de différentes applis pour une gestion centralisée sur iPhone, réduisant le temps passé entre les applis. Gratuit

Savoir déconnecter

L’une des difficultés du coworking est de savoir établir une limite nette entre travail et temps personnel.

  • Définissez des horaires de travail fixes et tenez-vous-y. La flexibilité ne doit pas se transformer en disponibilité 24/7.
  • Apprenez à dire non : Participer à chaque événement de networking ou à chaque pause café n’est pas obligatoire. Sélectionnez ceux qui vous seront bénéfiques.

Gérer son temps efficacement en espace de coworking, c’est adopter un ensemble de techniques adaptées à votre rythme et à vos besoins, tout en restant ouvert aux opportunités de collaboration et de réseau que ces espaces offrent. C’est dans cet équilibre entre discipline personnelle et ouverture aux autres que réside la véritable essence de la productivité en coworking. Chaque minute maîtrisée est une brique de plus dans l’édifice de vos ambitions. Alors, prenez ce temps, façonnez-le à votre image, et regardez vos projets prendre vie dans l’effervescence collaborative d’un espace de coworking.